Засади використання автоматизованої системи документообігу Кіцманського районного суду Чернівецької області

                                                                                                                                                                                                   Затверджено

                                                                                       рішенням зборів суддів

                                                                                       Кіцманського районного суду

                                                                                       Чернівецької області

                                                                                       №9 від 15 вересня 2015 року

 

 

Засади

 використання автоматизованої системи документообігу

Кіцманського районного суду Чернівецької області

 

1. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу у Кіцманському районному суді Чернівецької області (далі – Засади) визначають повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи у Кіцманському районному суді Чернівецької області.

1.2 Ці Засади розроблено відповідно до положень Кодексів України,  Законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про доступ до судових рішень», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про захист персональних даних», Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міста Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 року № 173, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України №25 від 02.04.2015 та погодженого Державною судовою адміністрацією України 02.04.2015 №45 та інших нормативно-правових актів.

 

2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапи її руху в Кіцманському районному суді Чернівецької області.

2.1. Вхідна кореспонденція, у тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками апарату суду, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження.

2.2. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

2.3. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла.

2.4. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

2.5. Номер судової справи формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним.

2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України №25 від 02.04.2015 та погодженого Державною судовою адміністрацією України 02.04.2015 №45.

2.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

 

3. Розподіл судових справ між суддями Кіцманського районного суду Чернівецької області

3.1. Розподіл судових справ у Кіцманському районному суді Чернівецької області здійснюється в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

Звіт про автоматизований розподіл судових справ щоденно в автоматичному режимі оприлюднюється на сторінці веб-порталу судової влади України в розділі «Інформація щодо стадій розгляду судових справ».

3.2. У суді може застосовуватися:

3.2.1 автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;

3.2.2 розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

3.2.3 повторний автоматизований розподіл судових справ.

3.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

3.3.1 за два місяці до закінчення повноважень судді;

3.3.2 за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів Кіцманського районного суду Чернівецької області, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

3.3.3 за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

3.3.4 у період відпустки судді;

3.3.5 за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

3.3.6 під час тимчасової непрацездатності судді;

3.3.7 за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

3.3.8 у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

3.3.9 у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

3.3.10 у період проведення виборів та референдумів за два дні до початку відпустки судді та які пов’язані з виборчим процесом чи процесом референдуму;

3.3.11 в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

 

4. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями Кіцманського районного суду Чернівецької області

4.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

4.1.1 із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

4.1.2 із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

4.2. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя. Результатом визначення запасного судді та слідчого судді є протокол автоматичного визначення запасного (слідчого) судді, що автоматично створюється автоматизованою системою. Протокол автоматичного визначення запасного (слідчого) судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

4.2.1 У разі заміни основного судді запасним суддею у кримінальному провадженні створюється протокол  заміни основного судді запасним суддею, що автоматично створюється автоматизованою системою. Протокол заміни основного судді запасним суддею роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

4.2.2 Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами пункту 3.3 цих Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

4.2.3 Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

4.3. Під час автоматизованого розподілу судових справ між суддями Кіцманського районного суду Чернівецької області враховується:

4.3.1  коефіцієнт адміністративних посад – коефіцієнт участі судді у судовій справі при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя на момент розподілу судової справи:

 

№ з/п	Коефіцієнт адміністративних посад	Коефіцієнт
1	Голова суду	1,0

 

4.3.2 коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи

 

№ з/п	Коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи	Коефіцієнт
1	Суддя-доповідач	1,0
2	Головуючий (колегіально)	0,6
3	Член колегії суддів	0,5

 

4.4. Зборами суддів може бути запроваджена спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій судових справ, зокрема в Кіцманському районному суді Чернівецької області визначено:

4.4.1. спеціалізацію слідчого судді та спеціалізацію з розгляду клопотань органів досудового слідства встановлено для суддів Мізюка В.М. та Олексюк Т.І.

4.4.2. спеціалізацію розгляду кримінальних проваджень щодо неповнолітніх встановлено для судді Олексюк Т.І., а в разі її відсутності для судді Мізюка В.М.

4.5. У випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України) збори суддів Кіцманського районного суду Чернівецької області можуть визначити особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ таким суддям.

4.6. У разі одночасного перебування всіх суддів Кіцманського районного суду Чернівецької області у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

4.7. Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.

4.8. Збори суддів Кіцманського районного суду Чернівецької області  визначають засади формування колегії суддів. Кількісний склад колегії суддів визначається процесуальним законодавством.

4.8.1 У разі якщо на момент автоматизованого розподілу судової справи зборами суддів відповідного суду не визначено склад колегій суддів, після визначення автоматизованою системою головуючого судді (судді-доповідача) визначається склад колегії суддів згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України №25 від 02.04.2015 та погодженого Державною судовою адміністрацією України 02.04.2015 №45.

У разі якщо зборами суддів Кіцманського районного суду визначено склад колегій суддів, після визначення автоматизованою системою головуючого судді (судді-доповідача) склад колегії суддів автоматично визначається автоматизованою системою згідно з налаштуваннями складу колегій суддів.

У разі якщо зборами суддів Кіцманського районного суду визначено склади колегій суддів, і після визначення автоматизованою системою головуючого судді (судді-доповідача) не можливо визначити склад колегії автоматизованою системою в автоматичному режимі згідно з налаштуваннями складу колегій, визначається склад колегії з числа суддів зі складу судової палати, до якої належить головуючий суддя (суддя-доповідач).

У разі коли обвинуваченим у вчиненні злочину, за який передбачене покарання у виді довічного позбавлення волі, заявлено клопотання про розгляд кримінального провадження стосовно нього судом присяжних, автоматизованою системою визначається до складу такого суду два професійних судді шляхом включення до нього головуючого та одного із суддів зі складу колегії суддів, визначених відповідно до абзацу першого цього підпункту. 

 

4.8.2. Збори суддів Кіцманського районного суду визначають засади формування колегії суддів без здійснення повторного автоматизованого розподілу судових справ у випадках:

- визначення колегіального складу суду;

- необхідності внесення змін до складу колегії суддів у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю судді (крім головуючого, судді-доповідача) (суддів), його (їх) відпусткою, відрядженням та в інших випадках, у яких суддя (крім головуючого, судді-доповідача) не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ;

- повернення до суду вищої інстанції судової справи, в якій судові рішення скасовувались з передачею судової справи на новий розгляд до суду нижчої інстанції;

- розподілу позовних заяв, справ які надійшли до суду повторно з передбачених процесуальним законом підстав.

4.9. Збори суддів Кіцманського районного суду Чернівецької області визначають коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя. коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

4.10. Збори суддів Кіцманського районного суду Чернівецької області визначають необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

4.11. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44-2.3.46 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, такі судові справи та матеріали підлягають автоматичному розподілу за рішенням зборів суддів Кіцманського районного суду Чернівецької області, якщо відсутність головуючого призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством.

4.12. При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.

Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

Не підлягають автоматизованому розподілу зустрічний позов та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, які надійшли до суду першої інстанції, а передаються раніше визначеному судді для вирішення питання щодо спільного їх розгляду.

Не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються раніше визначеному судді заяви про скасування заходів реагування, застосованих в межах відповідної судової справи.

4.13. У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

4.14. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями Кіцманського районного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями Кіцманського районного суду роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

4.15. Результатом автоматичного визначення складу колегії суддів є протокол автоматичного визначення складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Протокол автоматичного визначення складу колегії суддів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

4.16. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді.

4.16.1 Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

4.16.2 Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:

-  судові справи, повернуті до апеляційного суду після виконання вимог частини сьомої статті 297 Цивільного процесуального кодексу України та після дооформлення; 

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору; 

- судові справи про перегляд заочного рішення;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- апеляційні скарги на ухвали слідчих суддів, які надійшли в межах одного кримінального провадження;

- заяви про забезпечення позову, доказів.

4.16.3 Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

4.16.4. У разі надходження апеляційних (касаційних) скарг, які подані в рамках однієї справи, але на різні судові рішення, такі скарги передаються раніше визначеному головуючому судді (судді-доповідачу).

4.16.5. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 2.3.41–2.3.45 пункту 2.3 Положення, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за рішенням зборів суддів Кіцманського районного суду, якщо відсутність головуючого судді (судді-доповідача) призведе до неможливості розгляду цих справ у строки, встановлені чинним законодавством.

 4.16.6. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

 Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

4.17. Збори суддів Кіцманського районного суду Чернівецької області мають право розглядати питання щодо розподілу судових справ у разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України №25 від 02.04.2015 та погодженого Державною судовою адміністрацією України 02.04.2015 №45.

4.17. Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10–2.3.17 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України №25 від 02.04.2015 та погодженого Державною судовою адміністрацією України 02.04.2015 №45, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів Кіцманського районного суду Чернівецької області.

 5. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

 5.1. У разі задоволення відводу або самовідводу судді (судді-доповідача або всього складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (суддів).

 5.2.  Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи.

 Якщо суд розглядає справу колегіально, то повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення судді (суддів) з метою заміни судді (суддів), що вибули.

 У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

 Особи, які беруть участь у справі, повідомляються про неможливість проведення судового засідання помічником головуючого судді або керівником апарату суду.

 Після усунення обставин, передбачених абзацом 3 цього підпункту, справа призначається до розгляду в судовому засіданні головуючим суддею.

 5.3. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.44 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

5.4. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, відвід, самовідвід судді, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо)) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) згідно з додатком 7 до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

 5.5. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями Кіцманського районного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

 Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

 5.6. Результатом повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді є протокол повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.

 Протокол повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

 6. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

6.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

 Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

 6.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу обставин.

 6.3. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється відповідно до рішення зборів суддів Кіцманського районного суду.

 6.4. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, до автоматизованої системи вноситься інформація визначена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

 

 7. Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 7.1. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

 Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

7.2. У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог цього Положення.

  8.  Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів).

8.1.  Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).

 8.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

  9.  Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

 9.1.   У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної  скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків. До обліково-статистичних карток на справи різних категорій зазначену інформацію вносять секретарі канцелярії суду.

 Суд зобов’язаний здійснювати контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень. Зазначений напрямок роботи в суді здійснюють помічники суддів.

 Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків або головуючим суддею (суддею-доповідачем).

 Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.

9.2. У суді першої інстанції до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

 - у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

 - у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

10. Надання інформації про стан розгляду судових справ

10.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.

10.2. Для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника. Електронний довідник встановлюється для забезпечення оперативного надання інформації, зазначеної у підпункті 2.8.1 пункту 2.8 цього Положення.

 10.3. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".

 10.4. Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).

 10.5. На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:

- список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи;

 - склад суду;

 - єдиний унікальний номер судової справи;

 - сторони у справі; суть судової справи).

 У разі, якщо суд розташований в декількох приміщеннях, у списку зазначається адреса приміщення суду.

 Для місцевих та апеляційних загальних судів додатково зазначається форма судочинства;

 - список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи;

 - дата надходження судової справи; сторони у судовій справі;

 - дата надходження апеляційної скарги;

 - дата надсилання судової справи до апеляційного суду).

  Такий список оприлюднюється на веб-сайті Глибоцького районного суду:

 - список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи;

 - дата надходження судової справи;

 - дата визначення складу суду;

 - склад суду; сторони у судовій справі;

 - суть судової справи);

 - інформація щодо стадій розгляду судових справ.

 Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

 Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

   11. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у суді

 11.1.   Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

 Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

 Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

 З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

 Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

 При роздруківці документа на кожній його сторінці автоматизованою системою автоматично зазначається штамп ЕЦП. Структура штампу ЕЦП є такою: автор підпису, дата підпису, ідентифікатор підпису.

 У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

 11.2. Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.

12. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

12.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

 12.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

  13.  Підготовка статистичних даних

 13.1. Автоматизована система забезпечує:

 - введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

 - перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

 - формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;

 - перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;

 - зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;

 - формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

 - передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:

 - від місцевих судів до територіальних управлінь ДСА України;

 - від територіальних управлінь ДСА України до ДСА України;

 - від місцевих та апеляційних судів до ДСА України та вищих спеціалізованих судів;

 - від вищих спеціалізованих судів до Верховного Суду України та ДСА України, а також інших судів до ДСА України;

 - формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

 13.2. Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України.

 13.3. Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.

 Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.

 Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

 У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

14. Передача судових справ до електронного архіву.

14.1. До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

15. Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування

 15.1. Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.

 15.2. Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.

 15.3. Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.

15.4. Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.

 15.5. Збори суддів Кіцманського районного суду Чернівецької області за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.

15.6. Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.